case stories
In our approach we always take our 4-D model as a starting point. Every day, within our assignment, we are dipping, designing, defining and doing. Often in this order, but certainly not always. This means that we (Dock-in together with the client) continuously adjust, calibrate and connect. That's what makes it so much fun! You make a plan, have an idea and then you look at what is there, what is needed to create unity, to stimulate energy from below, demand-driven, to achieve the goals.
Our case stories show what this can look like in practice.
Let's change together
The government decided that the Social Services department needs to provide more customized solutions to its stakeholders; citizens, municipalities and social parties. This encompasses a transition from centralized to decentralized management. Social Services wants to bring clear added value into this new situation and this change has major impact on both the way of working as well as the content of the work. Up-to-date expertise and collaboration with colleagues are essential to make this happen. We have been asked to support Social Services in professionalizing the staff organization towards this new situation.
This is a major assignment! The Management Team has defined a vision based on the new role. No one disagrees with the vision. But the day to day reality is demanding and requires space and creativity. So how can we create space and positive energy while at the same time providing room to focus on development taking also the pressures of everyday life into account.
To get a clear picture of the organization, we plan a number of interviews with managers and employees of the various staff departments. This quickly teaches us that the organization is out of balance. Different departments each work in their own silo’s. Communication and collaboration between departments is insufficient. This is confirmed in the short conversations we have in the hallway, while attending regular meetings and through all the stories, emotions, opinions and concerns that we pick up during this phase. Some departments have already partially implemented the new vision, while others are barely aware of its existence. Some teams are understaffed and completely swamped with work. In other cases there are simply not enough people to carry out the work. The enormous workload and the lack of clarity about where the organization is heading, leads to unrest and to a ‘I have to see it to believe it’ attitude. Thus, there is work to be done. Our first step is to form a 'Change Team', consisting of heads of staff and two line managers. The line managers are involved to ensure that the transformation of the staff organization continues to meet the needs of the line organization. This turns out to be a good intervention, because not all managers are yet on the same page regarding the changes ahead. Here too, it helps to get all perspectives on the table, to enable the right conversation and based on that, create a shared view and storyline. The changes do not have the same impact in all departments. What will change in the Policies department? What will change in Finance? What is required of IT? What does this require of the collaboration and what the impact on responsibilities? In what order are we going to implement changes? This sometimes produces difficult themes. Alle these different stories, emotions and perspectives are a great source for creating scenes, a theatrical method to bring relevant themes to the table. The scenes, played by actors, allow us to distance ourselves somewhat from the dilemmas. They are watched collectively, are humorous and put dilemmas and recognizable situations into perspective. That makes it so much easier to have a good discussion! We continue to work with the Change Team. On a beautiful farm, away from their everyday setting. There we jointly develop 'the change story'. A compelling story that is recognizable to everyone and provides direction.
Dipping
duiden
Met dit veranderverhaal, door middel van geanimeerde tekeningen visueel vormgegeven, onder de arm trekken we de teams in. Dit verhaal is de start van onze sessies. Wat herken je in dit verhaal? Waar word je blij van? Wat baart zorgen? Wat stoot jou af? Wat trekt je aan? De discussies die volgen geven ons een goed beeld van de uitdagingen die het team ervaart. Ook in deze bijeenkomsten spelen we scènes die de patronen in het team laten zien. We laten dynamieken zien die ons tijdens ‘de Dompelfase’ zijn opgevallen. Voor ons zijn deze scènes een cruciale stap. Worden de situaties herkend, zijn ze met de juiste intentie geschreven, worden ze niet als te grotesk ervaren en kunnen we, net als bij het Change Team, het goede gesprek op tafel krijgen? Dat lukte. De scènes bieden voldoende afstand, maar blijken ook ‘spot-on’. We vervolgen met een gesprek aan tafel (‘the Fishbowl’) waar we complexe werksituaties als onderwerp van gesprek nemen. Vier teamleden en een gespreksleider aan tafel. De rest van het team zit er als ‘participerend talkshow publiek’ omheen. Dit om ruimte te maken voor verschillende perspectieven. Iedereen moet gehoord worden en mag zijn stem laten klinken. In feite zijn we in deze fase aan het Duiden maar ook weer aan Dompelen. Het resultaat van de teamgerichte sessies is dat er veel meer duidelijkheid ontstaat over waar de organisatie naar toe beweegt en wat dat betekent voor de werkzaamheden en de competenties, die ontwikkeld moeten worden.
De verzamelde informatie hebben we samen met het Change Team en enkele medewerkers verwerkt in een ‘routekaart’. Deze ‘routekaart’ en het veranderverhaal gebruiken de teams om hun eigen, specifieke weg te bepalen. Elk team volgt zijn eigen tempo, behoudt wat al goed gaat en werkt gestructureerd aan verbetering. Daar horen verschillende activiteiten bij. Voor het ene team ontwerpen we bijvoorbeeld een sessie rond thema’s als ‘Adviseren in de politieke context’. Bij een ander team is meer behoefte om te analyseren waarom er steeds in de zelfde valkuilen wordt getrapt. De op maat gemaakte sessies genereerde veel, positieve, energie. Hoe dichter op de praktijk hoe makkelijker medewerkers aansluiten en hoe beter ze werken.
denken
doen
Het vertrekpunt is: veranderen doen we samen! En omdat teams steeds meer willen weten waar andere afdelingen mee bezig zijn, wordt het tijd om de onderlinge verbinding verder te versterken. Samen met het Communicatie team organiseren wij een grootschalig event. Een dag met sprekers, theater, workshops, video’s, een sneltekenaar en een cameraploeg met reporters uit de eigen staf. Wat een energie! De ambitie om gezamenlijk nog beter de burger te bedienen groeit per dag. Op het event wordt M.O.V.E.tv gelanceerd (Motivatie, Open, Verbinding, Energie). Een initiatief waarbij reporters uit de verschillende teams gewapend met een camera en microfoon, bij elkaar op bezoek gaan en korte reportages maken van wat zij daar zien. Leren van elkaars succes en fouten, energie vasthouden en de verbinding zoeken. Het beeldmateriaal wordt vertoond in een speciaal ontwikkelde app waarbinnen foto’s, video’s en ideeën op een leuke en veilige manier gedeeld kunnen worden. Ook wordt op het event per team een ‘VeranderCanvas’ gemaakt. Op een levensgroot doek op kantoor. Hierop worden per team de stappen bepaald in de professionalisering. Ieder in zijn eigen tempo, met zijn eigen prioriteiten. Vol in het zicht. Waar iedereen ze kan bekijken, kan bediscussiëren en bevragen. Het canvas dient als tool voor de teams om voor het komend jaar op eigen kracht te kunnen werken aan de verandering. Met de managers aan kop. We helpen de teams met vaardigheidstraining en intervisie. Dit om nieuw gedrag op de werkplek te ontwikkelen.
The connection between the different teams turned out to be the key to professionalization. Connecting to the existing situation at team level has led to increased awareness among employees. The energy and desire to change improved. The transformation and direction we have taken with everyone in the organization has provided insight into each other's work. By creating cross organizational connections, a lot of energy was released to continue developing towards the desired situation.