case stories
In onze aanpak nemen wij altijd ons 4-D model als uitgangspunt. Elke dag zijn we, binnen onze opdracht, aan het dompelen, duiden, denken en doen. Vaak ook in deze volgorde maar zeker niet altijd. Dit betekent dat we (Dock-in samen met de opdrachtgever) voortdurend bijsturen, kalibreren en aansluiten. Dat maakt het ook zo leuk! Je maakt een plan, hebt een idee en vervolgens kijk je wat er is, wat er nodig is om gezamenlijkheid te creëren, om de energie van onderaf, vraag gestuurd, aan te wakkeren, de doelen te halen.
Hoe dat er in de praktijk uit kan zien laten onze case stories zien.
Online verbinden
Een belasting- en accountancy kantoor, met een gespreid kantorennetwerk door het hele land, was al geruime tijd bezig om hybride werken meer en meer een plek te geven in de dagelijkse gang van zaken. En toen was er opeens Covid 19! Dat bracht uiteraard een enorme versnelling met zich mee. De vraag: ‘hoe geef ik leiding op afstand?’ werd opeens actueel. En daarmee vragen als: Hoe breng je verbinding aan tussen teamleden? Hoe herken je mogelijke signalen van stress? Hoe informeer je naar de gezondheid zonder op de stoel van de dokter te gaan zitten? Hoe motiveer je een team op afstand? Hoe werk je nieuwe mensen in en hoe worden zij onderdeel van het bestaande team? Kortom: heel veel vragen! Samen te vatten in: Hoe geef je leiding op afstand?
Aan Dock-in de vraag om dit team van 80 managers hierin te begeleiden, te ondersteunen en tot een gedragen online ‘Way-of-working’ te komen.
De vraag voor ondersteuning komt vanuit het HR team dat actief bezig is met Management Ontwikkeling. Er is vanuit HR al veel aandacht voor de uitdagingen waar het management mee te maken heeft. Zij hebben dus al een behoorlijk beeld van wat nodig is om hen te helpen. Enerzijds helpt dat ons snel een diagnose te stellen en de contouren van een plan te schetsen. Anderzijds weten wij, vanuit ervaringen bij eerdere opdrachten, dat het toch echt nodig is om te starten vanuit een neutraal gezichtspunt. Better safe than sorry. De wens van de organisatie om direct met het traject te starten moeten we dus enigszins remmen. Om een zo goed mogelijk beeld te kunnen schetsen en aan te kunnen sluiten bij de behoeften van de managers, hebben we gesprekken met acht leidinggevenden. Variërend van jong tot oud, lang tot kort dienstverband tot aansturing van kleine en grote teams. De gesprekken geven ons diverse inzichten die op hoofdlijnen overeen komen met het beeld dat HR ons geschetst heeft. En het is natuurlijk prettig dat die beelden niet te veel verschillen….Dat geeft een solide en comfortabele start.
DOMPELEN
duiden
De context waarbinnen ze ‘op afstand’ leidinggeven wordt duidelijk, de dilemma’s waar ze mee zitten maar ook hoe ze het technisch georganiseerd hebben. Ben je verstaanbaar, zichtbaar, zit je privé of aan de keukentafel? Doordat het beeld van HR sterk overeenkomt met onze indrukken, kunnen we snel betekenis geven aan de ervaringen vanuit de gesprekken. Dit ‘kalibreren’ van indrukken, zoals we dat graag noemen, is essentieel voor alles wat we hierna initiëren, ontwerpen en uitvoeren.
Vanuit de ‘dompel-fase’ wordt al snel duidelijk dat online werken een zware wissel trekt op de vitaliteit van zowel managers als medewerkers. Op basis daarvan besluiten we een stevige basis neer te leggen op het gebied van energiemanagement en vitaliteit. Hoe verdeel ik mijn energie op een dag en hoe blijf ik scherp en gefocust? Gezien de vraag en de actuele situatie is het een logische keuze om te kiezen voor online webinars. We ontwikkelen hoog interactieve online sessies van drie uur voor 14 tot 20 managers per sessie. Hierin maken we gebruik van demo-uitleg, scene’s, break-out rooms met gemixte groepen, individuele wandelvragen, duo-opdrachten en korte Masterclasses over vitaliteit en stress-signalen.
DENKEN
DOEN
Na de eerste sessie plannen we een evaluatieronde met HR en een aantal deelnemers. De feedback is nuttig en stelt ons in staat de volgende sessie nog een stapje scherper te krijgen. Het einde van elke bijeenkomst resulteert in een samen opgesteld hands-on actieplan, waar de managers direct mee aan de slag kunnen. Ook plannen we met elke groep een Follow-up van een uur waarin de managers hun eerste ervaringen kunnen uitwisselen. Wat werkt goed voor mij, wat valt me tegen, waar ben ik blij mee of trots op?
Naast de heldere do’s-and-dont’s lijst voor het leiding geven op afstand, is er een behoefte gecreëerd om elkaar vaker te spreken en ervaringen uit te wisselen. De ervaring dat er waarde zit in de interactie met elkaar en dat er zoveel kennis al in de groep aanwezig is, heeft hen op een positieve manier verrast.